Gruppenreisen organisieren: Anfängerfehler vermeiden - mit Checklisten zum downloaden

Festliches Gedeck

Eigentlich wollte ich zu Beginn von vinvac “nur” Weinreisen für Einzelreisende anbieten. Sehr bald jedoch kam die erste Anfrage von einer Firma für einen Betriebsausflug ins Elsass. In meinem jugendlichen Leichtsinn sagte ich natürlich nicht “nein” und dachte mir, das kann ja gar nicht so schwierig sein. Kurz: die Reise fand statt, doch ich hatte auch viel Anfängerglück und ich habe sehr schnell realisiert, dass Gruppenreisen zu organisieren doch nicht ganz so easy ist.

Für Gruppenreise-Profis mag dies ein “Gähn-Bericht” sein. Für die Planung und Durchführung einer Gruppenreise ist auch kein Studium notwendig. Doch wenn jemand zum ersten Mal einen Anlass organisiert, können vielleicht die einen oder anderen Tipps in diesem Beitrag helfen, die typischen Anfänger-Fehler zu vermeiden.

In meinen Tipps ist vom “Veranstalter” die Rede; das ist die Firma oder Person, die den Anlass plant und durchführt. Natürlich ist auch möglich, dass der “Kunde” direkt bei den Anbietern bucht (also ohne “Veranstalter” dazwischen). In dem Fall sind Kunde und Veranstalter identisch.

Was in diesem Bericht gänzlich ausgelassen wird, ist die Destinations-Kenntnis; also der Ort oder die Gegend, wo der Gruppenanlass stattfindet. Das ist natürlich ein weiterer wesentlicher Bestandteil für eine erfolgreiche Durchführung. 

Und nun geht’s los:

1. Die Vorbereitung

Je mehr Informationen ich habe, desto genauer kann ich ein Angebot dem Kunden unterbreiten, das seinen Vorstellungen entspricht. 

Die wichtigsten Informationen  sind auf auf folgender Checkliste.  

2. Optionen buchen - erster Vorschlag

Meistens erhält der Kunde von mir einen ersten Vorschlag mit einem “Zirka- Preis” (wobei ich diesen Zirka-Preis dennoch so genau wie möglich berechne). Das Angebot ist noch nicht bis ins letzte Detail geplant und dient als Grundlage für das weitere Vorgehen. Bei den wichtigsten Anbietern (Hotel, Restaurant, usw.) buche ich schon zu diesem Zeitpunkt eine Option. Denn es nützt ja nichts, einen Reisevorschlag zu unterbreiten und danach stellt sich heraus, dass das Hotel zu wenig Zimmer hat oder schon ausgebucht ist. 

Die Rückmeldung des Kunden zeigt mir, ob ich mit diesem Vorschlag so weiterarbeiten kann, oder ob die Reise zu teuer wird und ich Hotel und/oder die Restaurants mit preiswerteren Alternativen austauschen soll. Auch das Gegenteil ist möglich und der Kunde wünscht ausschliesslich Anbieter (Hotel, Restaurant, Transport) im luxuriösen oberen Preis-Segment.

>> Eine Optionen ist eine unverbindliche, provisorische Buchung, die für eine bestimmte Zeit gültig ist (je nach Situation der Auslastung und des angefragten Reisetermins kann diese Zeit nur ein paar Tage oder ein paar Wochen sein). 

3. Angebot erstellen

Anhand des ersten Vorschlages kann ich dem Kunden anschliessend das definitive, verbindliche Angebot zustellen. Je präziser ein Angebot ist, desto weniger Missverständnisse gibt es. Nebst der Reise müssen noch weitere wichtige Angaben gemacht werden, die auf der nächsten Checkliste ersichtlich sind.

4. Definitive Buchung

Hat der Kunde zugesagt, gilt es Ärmel hochkrempeln und aktiv werden. Auf folgender Checkliste ist eine kleine Übersicht. 

5. Aktionsplan vor der Reise

Ist einmal alles unter Dach und Fach, sind die Optionen gebucht und Anzahlungen getätigt, wird es erst mal ruhig. Man kann das Dossier etwas auf die Seite legen – je nachdem wie kurz- oder langfristig die Buchung getätigt wurde.

Ca. 2 Monate vor Reisebeginn, kommt wieder Bewegung in die Planung und Organisation der Gruppenreise. Verschiedenste Aktivitäten laufen dabei parallel. Wichtig ist die Kommunikation und das Informieren auf beiden Seiten: sowohl mit dem Kunden als auch mit den Anbietern, damit alle auf dem gleichen Wissensstand sind.

Auf der nächsten Check-liste sind die gängigsten  “To Do’s” unterteilt in verschiedene zeitliche Etappen. 

6. Während der Reise

Die Reise findet statt. Mann war mit der Vorbereitung so lange beschäftigt und nun ist es soweit. Während der Durchführung ist nicht mehr die kleinlich-genaue, detaillierte Planung gefragt, sondern Improvisationstalent. Wenn man bei der Planung einen Punkt nicht berücksichtigt hat, kann man das meistens vor Ort noch irgendwie zurechtbiegen. Hier spielt natürlich auch die Erfahrung eine wichtige Rolle. 

Improvisationstalent ist aber vor allem auch bei Unvorhergesehenem gefragt. Man kann noch so detailliert, quasi bis auf die Minute genau planen (wie ein Schweizer Uhrwerk 😀 ) der Faktor “Unvorhergesehenes” darf man nicht unterschätzen. Dazu gibt es keine Checkliste, man muss einfach irgendwie das Beste daraus machen.

Dennoch gibt es auch wiederkehrende Tätigkeiten während der Reise. Der letzte Check bei den Anbietern, bevor die Gruppe dort ankommt. Überprüfen ob alles so umgesetzt wurde, wie vorgängig besprochen und mit der verantwortlichen Person nochmals die letzten Details besprechen. Oft tauchen doch noch Fragen auf, die wir gleich vor Ort klären können, ohne dass der Kunde davon etwas mitbekommt. Bei Seminarreisen ist besonders wichtig zu kontrollieren, ob die Bestuhlung so stimmt wie vereinbart wurde und ob die technischen Geräte funktionieren (ist leider nicht immer der Fall). Für die Überprüfung vor Ort gibt es auch keine Checkliste.

7. Nach der Reise

Nach der Reise erhält der Kunde die Endabrechnung. Kurzfristige Annullierung und Änderungen während der Reise werden berücksichtigt und die Rechnung wird mit der definitiven Anzahl Personen ausgestellt. 

Die Kundenbetreuung nach der Reise ist ebenfalls wichtig. Ein Dankeschön an den Kunden ist selbstverständlich. Das Spannendste ist natürlich das Feedback des Kunden. Dies kann unterschiedlich eingeholt werden: Telefonisch, per E-Mail, per Fragebogen, usw. Wie auch immer sein Kommentar ausfallen wird: man wird so oder so reicher an Erfahrung. So ein Feedback ist sehr wertvoll und ich nehme das auch wirklich ernst und lasse es entsprechend bei der nächsten Gruppenreise einfliessen.

Zudem finde ich auch das ehrliche Resümee sich selber gegenüber sinnvoll. Eine Zusammenfassung, was war gut und was lief nicht so toll. Vielleicht hatte man während der Reise festgestellt, dass bei der Planung etwas vergessen wurde, es jedoch noch zurechtbiegen konnte, ohne dass der Kunde etwas gemerkt hat. Auch da wird man wieder um eine Erfahrung reicher und bei der nächsten Planung wird man diesen Punkt sicher nicht mehr vergessen.

Mein zusätzlicher Tipp

Das sind also meine Inputs in Kurzversion. Natürlich kommen gruppenspezifisch weitere Aktivitäten dazu, auf die ich hier nicht eingehen kann. Diese Tipps sollen als grober Rahmen dienen – denn der Ablauf einer Gruppenreise (Angebot erstellen, Planung, Organisation und Durchführung) ist mehr oder weniger immer gleich.

Zum Schluss noch ein Ratschlag von mir: Absolut zentral und nicht verhandelbar ist die Qualität der Anbieter. Es spielt keine Rolle, in welchem Preisniveau die Reise gebucht wird. Es gibt tolle Hotels im 3-Sternen-Bereich, wo das Personal die Rolle als Gastgeber hervorragend wahrnimmt. Es gibt auch Landgasthöfe und traditionelle Restaurants die qualitativ eine Spitzenküche liefern. Leider gibt es manchmal auch das Umgekehrte: Luxushotels und top Gastronomie-Restaurants, die nicht die Leistung bringen, die man in dieser Kategorie erwarten darf. Bei einer ersten Zusammenarbeit mit einem neuen Anbieter ist es somit für mich immer sehr spannend zu sehen, ob er die gegebenen Erwartungen erfüllt. Ich darf aber auch sagen, dass ich zum Glück nur sehr selten enttäuscht wurde. Wer das hier liest und vor einer Planung einer Gruppenreise steht, soll sich bitte daran erinnern: QUALITÄT heisst das Zauberwort!  😉


 

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