Checklisten für Gruppenreisen

Gratis Checklisten für die Planung und Organisation von Gruppenreisen

Damals, am Anfang, wollte ich eigentlich “nur” Weinreisen für Individualreisende anbieten. Doch schon bald erhielt ich die erste Anfrage eines Unternehmens für eine Firmenreise ins Elsass. In meinem jugendlichen Überschwang habe ich natürlich nicht “nein” gesagt und mir gedacht, dass das doch nicht so schwer sein kann. Kurzum: Der Ausflug fand statt, und er verlief – nun ja, “ok-ish”. Aber ich muss zugeben, dass ich auch eine Menge Anfängerglück hatte und sehr schnell gemerkt habe, dass die Vorplanung und Durchführung doch nicht so einfach ist.

Dies mag ein “Gähnbericht” für Gruppenreiseprofis sein. Man muss kein Studium absolviert haben, um eine Gruppenreise zu planen und zu organisieren. Aber wenn Sie zum ersten Mal eine Veranstaltung organisieren, helfen Ihnen vielleicht ein oder zwei Tipps, typische Anfängerfehler zu vermeiden.

Noch ein Hinweis: Diese Checklisten wurden aus der Sicht eines Veranstaltungsreisebüros erstellt. Sie können die Checkliste auch verwenden, wenn Sie keine Kunden haben, sondern direkt buchen. In diesem Fall werden einige Schritte einfach weggelassen. Organisatorisch bleibt der Ablauf jedoch derselbe.

1. Vorbereitung für das Angebot

Je mehr Informationen ich habe, desto genauer kann ich dem Kunden ein Angebot unterbreiten, das seinen Vorstellungen entspricht.

2. Das Angebot

2.1 Erster Vorschlag

Der Kunde erhält von mir in der Regel ein erstes Angebot mit einem “ungefähren Preis” (wobei ich diesen ungefähren Preis so genau wie möglich berechne). Das Angebot ist noch nicht bis ins letzte Detail geplant und dient als Grundlage für das weitere Vorgehen. Ich buche bereits zu diesem Zeitpunkt eine Option bei den wichtigsten Anbietern (Hotel, Restaurant, etc.). Es macht ja keinen Sinn, einen Reisevorschlag zu unterbreiten und dann stellt sich heraus, dass das Hotel zu wenig Zimmer hat oder schon ausgebucht ist.

>> Eine Option ist eine unverbindliche, vorläufige Buchung, die für einen bestimmten Zeitraum gilt (je nach Belegung und gewünschtem Reisetermin kann dieser Zeitraum nur wenige Tage oder einige Wochen betragen).

Die Rückmeldung des Kunden zeigt mir, ob ich mit diesem Vorschlag weitermachen kann oder ob die Reise zu teuer wird und ich das Hotel und/oder die Restaurants durch günstigere Alternativen ersetzen sollte. Auch das Gegenteil ist möglich und der Kunde möchte nur Anbieter (Hotel, Restaurant, Transport) im oberen Preissegment.

2.2 Definitives Angebot

Auf der Grundlage des ersten Vorschlages kann ich dem Kunden dann das endgültige, verbindliche Angebot unterbreiten. Je präziser ein Angebot ist, desto weniger Missverständnisse gibt es. Nebst der Reise dürfen weitere wichtige Informationen nicht fehlen welche auf der Checkliste 3 ersichtlich sind.

3. Definitive Buchung

Sobald der Kunde zustimmt, ist es an der Zeit, die Ärmel hochzukrempeln und aktiv zu werden. Die folgende Checkliste 4 gibt einen kurzen Überblick:

4. Ab ca. 8 bis 6 Wochen vor der Reise

Ab etwa 2 Monaten vor Reisebeginn kommt wieder Bewegung in die Planung und Organisation der Gruppenreise. Eine Vielzahl von Aktivitäten laufen parallel. Es ist wichtig, auf beiden Seiten zu kommunizieren und sich gegenseitig auf dem Laufenden zu halten: sowohl beim Kunden als auch bei den Anbietern, damit alle auf dem gleichen Wissensstand sind.

Die nächste Checkliste 5 enthält die wichtigsten “To Do’s”, unterteilt in 8-6 Wochen vor der Reise, 3-2 Wochen vor der Reise und ab 1 Woche vor der Reise

5. Während der Reise

Die Reise findet statt. Lange und intensiv hat man sich darauf vorbereitet und nun ist es so weit! Bei der Durchführung ist nicht mehr die kleinlich-präzise Detailplanung gefragt, sondern Improvisation. Wenn ein Punkt bei der Planung nicht berücksichtigt wurde, lässt er sich meist vor Ort noch irgendwie korrigieren. Natürlich spielt auch die Erfahrung eine Rolle.

Aber auch für Unvorhergesehenes ist Improvisationstalent gefragt. Man kann sehr detailliert planen, fast auf die Minute genau (wie ein Schweizer Uhrwerk 😀 ), aber man darf den Faktor “Unvorhergesehenes” nicht unterschätzen. Dafür gibt es keine Checkliste, man muss einfach irgendwie das Beste daraus machen. 

Dennoch gibt es auch wiederkehrende Tätigkeiten während der Reise: Der letzte Check bei den Anbietern, bevor die Gruppe dort eintrifft, prüfen ob alles wie besprochen umgesetzt wurde und die letzten Details mit den Verantwortlichen besprechen. Oft ergeben sich Fragen, die wir gleich vor Ort klären können, ohne dass der Kunde es merkt. Bei Seminarreisen ist besonders wichtig, zu prüfen, ob die Bestuhlung wie vereinbart ist und ob die technische Ausstattung funktioniert (was leider nicht immer der Fall ist). 

Auch für diese Kontrollen vor Ort gibt es keine Checkliste.

6. Nach der Reise

Nach der Reise erhält der Kunde die Endabrechnung. Kurzfristige Stornierungen, Änderungen während der Reise usw. werden berücksichtigt und die Rechnung mit der endgültigen Personenzahl wird ausgestellt.

Die Kundenbetreuung nach der Reise ist ebenfalls wichtig. Ein Dankeschön an den Kunden ist eine Selbstverständlichkeit. Das Spannendste ist natürlich das Feedback des Kunden. Dieses kann unterschiedlich eingeholt werden: Telefonisch, per E-Mail, per Fragebogen, usw. Wie auch immer sein Kommentar ausfallen wird: man wird so oder so um eine Erfahrung reicher. Solche Rückmeldungen sind sehr wertvoll und ich nehme sie durchaus ernst und lasse sie bei der nächsten Gruppenreise endsprechend einfliessen.

Es ist auch sinnvoll, sich selbst ein ehrliches Resümee zu geben. Eine Zusammenfassung dessen, was gut war und was nicht so gut gelaufen ist. Vielleicht hat man während der Reise gemerkt, dass man bei der Planung etwas vergessen hat, aber man konnte es beheben, ohne dass der Kunde etwas gemerkt hat. Auch hier wird man um eine Erfahrung reicher und bei der nächsten Planung wird man diesen Punkt sicher nicht mehr vergessen.

Das sind also meine Inputs in Kurzfassung. Natürlich gibt es noch weitere gruppenspezifische Aktivitäten, auf die ich hier nicht eingehen kann. Diese Tipps sollen als grober Rahmen dienen – denn der Ablauf einer Gruppenreise (Angebot erstellen, Planung, Organisation und Durchführung) ist mehr oder weniger immer derselbe.

Zum Schluss noch ein Ratschlag von mir: Absolut zentral und nicht verhandelbar ist die Qualität der Anbieter. Dabei spielt es keine Rolle, in welcher Preisklasse die Reise gebucht wird. Es gibt tolle Hotels im 3-Sternen-Bereich (man muss sie kennen), wo das Personal die Rolle als Gastgeber hervorragend wahrnimmt. Es gibt auch Landgasthöfe und traditionelle Restaurants, die eine erstklassige Küche anbieten. Leider gibt es manchmal auch das Umgekehrte: Luxushotels und Restaurants der Spitzengastronomie, die nicht die Leistung bringen, die man in dieser Kategorie erwarten kann. Wenn ich also zum ersten Mal mit einem neuen Anbieter zusammenarbeite, ist es für mich immer sehr spannend zu sehen, ob er die gestellten Erwartungen erfüllt. 

Wer das hier liest und vor einer Planung einer Gruppenreise steht, soll sich bitte daran erinnern: QUALITÄT heisst das Zauberwort! 

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