Gruppenreisen  – Tipps für erfolgreiche Planung
Burgund Tag 1

Dieses Video ist eine kleine Einleitung, hier bin ich ja noch „solo“ – die Gruppe kommt erst am folgenden Tag nachmittags an.

Von Freitag bis Sonntag darf ich eine Gruppe mit 34 Teilnehmern im Burgund begleiten. Diese Reise habe ich auch geplant und organisiert. Ich bin einen Tag früher angereist, weil ich noch den letzten Check beim Hotel und den Restaurants machen wollte. Da kam mir die Idee, dass ich hier in der Öffentlichkeit zeige, was so bei einer Gruppenreise von vinvac abgeht. Anhand von Fotos und Videos könnt ihr die Reise selber gut nachvollziehen.

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Bild: Typisches Burgunder Weindorf Meursault

Viele Leute, die nichts damit zu tun haben denken, dass so eine Gruppenreise locker vom Hocker geplant und durchgeführt werden kann. Da sage ich „falsch“. Man vergisst gerne, dass die meiste Zeit (je nach dem zwischen 70 und 90 %) des Projekts trockene Büroarbeit ist. Die gute Planung ist das A und O. Und selbst dann, wenn man noch so detailliert und perfekt in den vier Wänden des Büros geplant hat, kann immer noch sehr viel Unerwartetes während der Durchführung der Reise passieren. In solchen Fällen ist nicht mehr perfekte Planung gefragt, sondern schnelles Handeln und improvisieren – also gerade das Gegenteil. Es muss ja nichts Schlimmes passieren: Ich hatte mal erlebt, dass der Reisebus mit etwa 40 Personen auf der Strasse fast zwei Stunden lang einfach stand. Nichts ging mehr wegen einem Autounfall weiter vorne. Das bringt natürlich die gesamte Tagesplanung durcheinannder: der vorgesehene Termin kann nicht verschoben werden, der Busfahrer darf aus gesetzlichen Gründen nicht bis am Ende des Tagesprogramm fahren weil sein Zeitpensum schon über der gesetzlichen Vorschrift liegt (ansonsten riskiert er den Verlust seiner Lizenz) usw. Und was macht man in einer solchen Situation? Die perfekt Planung bringt dich nicht weiter: es ist Action verlangt – handeln, nicht überlegen sondern machen; und natürlich die Teilnehmer bei guter Laune zu halten… auch da ist Improvisation und sogar Kreativität gefragt.

Für mich habe ich eine persönliche Checkliste für die Planung der Gruppenreisen kreiert. Nach dieser Gruppenreise im Burgund werde ich diese Checkliste hier zum Herunterladen zu Verfügung stellen. Wer weiss? Vielleicht ist sie jemandem dienlich, der zum ersten mal so eine Reise organisieren will oder muss (vom Chef).

 

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